Datenschutzerklärung

Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Unsere Kunden – etwa Vermieter und Hausverwaltungen – verwalten in der Plattform auch personenbezogene Daten Dritter, zum Beispiel von Mietern und ehemaligen Mietern, Mietinteressenten, Wohnungseigentümern, Dienstleistern und sonstigen Kontaktpersonen. Das gilt auch für Angaben, die Mietinteressenten über ein Bewerbungsformular an einen Vermieter senden. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach seinen Weisungen. Einzelheiten regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag unter allinone-immo.de/avv.

Wenn Sie als Mieter, Eigentümer oder Mietinteressent Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Vermieter bzw. Ihre Hausverwaltung. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Bearbeitung solcher Anfragen.

Nutzung der Plattform und der App

Die folgenden Abschnitte beschreiben die Verarbeitung bei der Nutzung der Plattform im Browser, des Mieterportals, des Partnerbereichs und unserer iOS-App. Die App stellt die Funktionen der Plattform bereit; für sie gelten daher dieselben Angaben, ergänzt um die unten beschriebenen Gerätefunktionen (Kamera, Fotos, Push-Benachrichtigungen und App-Sperre).

Nutzerkonto, Anmeldung und Sicherheit

Für die Nutzung der Plattform benötigen Sie ein Nutzerkonto. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und deren Bestätigungsstatus, Ihr Passwort (ausschließlich als Hashwert, nicht im Klartext), optional ein Profilbild sowie Ihre Benachrichtigungseinstellungen. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren, speichern wir die dafür erforderlichen Schlüssel und Wiederherstellungscodes, ebenfalls nicht im Klartext.

Zu jeder Anmeldesitzung speichern wir Zeitpunkte, die IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers bzw. Geräts (User-Agent), um Sitzungen zu verwalten und Ihnen Ihre aktiven Sitzungen anzeigen zu können. Wichtige Aktionen in der Plattform – etwa Datenexporte, Löschungen und Änderungen an Einstellungen – protokollieren wir mit Zeitpunkt sowie Nutzer- und Organisationskennung.

Zum Schutz vor automatisierten Zugriffen setzen wir bei der Registrierung und beim Zurücksetzen des Passworts den Dienst Turnstile von Cloudflare ein. Beim Laden von Turnstile wird eine Verbindung zu Servern von Cloudflare aufgebaut; dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Informationen zu Ihrem Browser bzw. Gerät an Cloudflare übermittelt. Für Übermittlungen in Drittländer sieht die Datenverarbeitungsvereinbarung von Cloudflare EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework vor.

Anmeldung mit Google oder Apple

Sie können sich mit Ihrem Google-Konto anmelden, in der iOS-App zusätzlich über „Mit Apple anmelden“. In der App ist das nur für bestehende Nutzerkonten möglich; ein neues Konto wird dabei nicht angelegt. Bei der Anmeldung übermitteln uns Google bzw. Apple eine Kennung Ihres dortigen Kontos sowie Ihre E-Mail-Adresse – bei Apple gegebenenfalls eine von Apple eingerichtete Weiterleitungsadresse – und die Information, ob diese bestätigt ist. Registrieren Sie sich im Browser mit Google, erhalten wir zusätzlich Ihren Namen und, falls vorhanden, Ihr Profilbild. Wir speichern die Kennung, um Ihr Nutzerkonto dem jeweiligen Dienst zuzuordnen. Die Verbindung können Sie in den Einstellungen unter „Sicherheit & Login“ trennen, solange Ihnen ein anderer Anmeldeweg bleibt.

Daten, die Sie in der Plattform verwalten

In der Plattform verwalten Sie insbesondere Immobilien und Einheiten, Mieter und Mietverhältnisse, Eigentümer, Mietinteressenten, Verträge, Zählerstände, Übergabeprotokolle, Neben- und Heizkostenabrechnungen, Mahnungen, Aufgaben sowie Finanz- und Steuerdaten. Je nach Nutzung umfasst dies Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Bankverbindungen (IBAN, BIC), Steuer-Identifikationsnummern, Vertragsinhalte, Zahlungs- und Buchungsdaten, Verbrauchswerte und Nachrichten. Außerdem verarbeiten wir die Angaben zu Ihrer Organisation, etwa Firmenname, Anschrift und die Bankverbindung für Ihre Abrechnungen.

Wir speichern diese Daten in unserer Datenbank und unserem Dokumentenspeicher bei Microsoft Azure, um Ihnen die Funktionen der Plattform bereitzustellen. Soweit es sich um Daten Dritter handelt, verarbeiten wir sie im Auftrag unseres Kunden (siehe „Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden“).

Dokumente, Fotos, Kamera und Mediathek

Sie können Dokumente und Fotos hochladen, etwa Belege, Verträge, Zählerfotos sowie Fotos von Wohnungen und Mängeln. In der iOS-App greifen wir dafür nur dann auf Ihre Kamera oder Ihre Fotomediathek zu, wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen und dem Zugriff in der iOS-Abfrage zustimmen. Übertragen werden nur die Aufnahmen, die Sie aufnehmen oder auswählen; die App speichert keine Fotos in Ihrer Mediathek. Hochgeladene Dateien legen wir in unserem Dokumentenspeicher bei Microsoft Azure ab.

Texterkennung und KI-gestützte Auswertung

Um Belege und Zählerfotos automatisch auszulesen, verwenden wir die Texterkennung Azure AI Vision von Microsoft in der Region „West Europe“. Dabei wird die hochgeladene Datei zur Erkennung des enthaltenen Textes verarbeitet.

Zusätzlich kann eine Organisation eine KI-gestützte Auswertung nutzen. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet und kann nur von einem Inhaber oder Administrator der Organisation in den Einstellungen aktiviert werden. Ist sie aktiviert, übermitteln wir ausschließlich den von der Azure-Texterkennung erkannten Text von Belegen und Zählerfotos an Anthropic, PBC (USA), um daraus die Belegdaten bzw. den Zählerstand zu ermitteln. Die Originaldatei wird dabei nicht an Anthropic übermittelt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Ohne diese Aktivierung findet keine Übermittlung an Anthropic statt.

Push-Benachrichtigungen in der iOS-App

Wenn Sie in der App Mitteilungen aktivieren und der iOS-Abfrage zustimmen, registrieren wir Ihr Gerät für Push-Benachrichtigungen. Dazu speichern wir das von Apple vergebene Geräte-Token zusammen mit Ihrem Nutzerkonto und Zeitstempeln. Benachrichtigungen werden – mit Titel und Text der jeweiligen Mitteilung – über den Apple Push Notification Service (APNs) an Ihr Gerät zugestellt. Welche Benachrichtigungen Sie erhalten, legen Sie in den Einstellungen fest; die Erlaubnis können Sie jederzeit in den iOS-Einstellungen widerrufen. Wenn Sie sich in der App abmelden, löschen wir das Geräte-Token; Tokens, die Apple als ungültig meldet, deaktivieren wir.

App-Sperre mit Face ID

In der iOS-App können Sie eine App-Sperre aktivieren. Die Prüfung per Face ID bzw. Gerätecode übernimmt ausschließlich iOS auf Ihrem Gerät; biometrische Daten erhalten wir nicht. Ob die App-Sperre aktiviert ist, wird nur lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.

Adressvorschläge

Bei der Eingabe von Objektadressen zeigen wir Adressvorschläge an. Dafür übermittelt unser Server den bereits eingegebenen Teil der Adresse an den Dienst Google Places. Die Anfrage erfolgt über unseren Server; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an Google übermittelt. Adressen können Sie jederzeit auch ohne Vorschläge von Hand eingeben.

Bankanbindung

Sie können Bankkonten mit der Plattform verbinden, um Kontoumsätze abzurufen und zum Beispiel Mietzahlungen zuzuordnen. Dafür nutzen wir den Dienst finAPI. Ihre Bank-Zugangsdaten geben Sie ausschließlich im Formular von finAPI ein; sie werden nicht an uns übermittelt. Von finAPI erhalten wir Angaben zu den verbundenen Konten (u. a. Kontoinhaber, Bank, Kontostand und die letzten vier Stellen der IBAN) sowie die Kontoumsätze (u. a. Buchungsdatum, Betrag, Name und IBAN des Zahlungspartners, Verwendungszweck). Für jede Bankverbindung wird bei finAPI ein technisches Nutzerkonto angelegt, ohne dass wir dafür Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse an finAPI übermitteln.

Veröffentlichung von Inseraten

Wenn Sie Ihr ImmoScout24-Konto mit der Plattform verbinden und ein Inserat veröffentlichen, übermitteln wir die Inseratsdaten an ImmoScout24, insbesondere Objektadresse, Miet- und Objektangaben, Beschreibung und Fotos sowie – falls angegeben – Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kontaktperson. Die Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie sie auslösen.

Abonnement und Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Abonnements schließen Sie im Browser ab. Die Zahlungsabwicklung übernimmt Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Ihre vollständigen Zahlungsdaten (z. B. die Kartennummer) geben Sie direkt bei Stripe ein; sie werden nicht an uns übermittelt. Wir übermitteln Stripe Ihre E-Mail-Adresse und eine interne Kennung Ihrer Organisation und verarbeiten die Informationen, die wir von Stripe zu Tarif, Abonnementstatus, Zahlungen und Rechnungen erhalten. Für internationale Datenübermittlungen stützt sich Stripe unter anderem auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. In der iOS-App werden keine Käufe angeboten.

E-Mail-Versand

E-Mails der Plattform – etwa zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, für Einladungen und Benachrichtigungen sowie E-Mails, die Kunden über die Plattform an Mieter versenden (z. B. Nebenkostenabrechnungen) – versenden wir über den Dienst Resend. Über Resend werden uns auch Nachrichten aus dem Kontaktformular der Website zugestellt. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse und Name der Empfänger bzw. Absender sowie der Inhalt der jeweiligen E-Mail verarbeitet. Anbieter von Resend ist Plus Five Five, Inc. (USA); die Daten werden in den USA gespeichert. Diese Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert; zusätzlich gibt Resend an, am EU-US Data Privacy Framework teilzunehmen.

Mieterportal

Vermieter und Hausverwaltungen können ihre Mieter in das Mieterportal einladen. Wer eine Einladung annimmt, erhält einen eigenen Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort. Im Portal sehen Mieter die Informationen, die ihr Vermieter bzw. ihre Hausverwaltung für sie freigibt – etwa Vertragsdaten, Abrechnungen, Dokumente, Übergabeprotokolle, Zählerstände und Termine – und können Nachrichten und Anliegen an diesen senden. Die Inhalte des Portals verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Vermieters bzw. der Hausverwaltung (siehe „Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden“).

Partnerprogramm und Empfehlungen

Teilnehmer unseres Partnerprogramms nutzen den Partnerbereich. Dafür verarbeiten wir die Angaben des Partners (z. B. Firma, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr.), die über seine Partnerlinks vermittelten Registrierungen sowie die Grundlagen der Provisionsabrechnung.

Im Empfehlungsprogramm für Kunden verarbeiten wir, welches Konto über welchen Empfehlungslink registriert wurde, sowie die für die Prämie maßgeblichen Zahlungsinformationen (z. B. Betrag und Status der auslösenden Zahlung). Prämien werden als Guthaben über Stripe verrechnet.

Support-Zugriff

Benötigen Sie Unterstützung, können Inhaber oder Administratoren Ihrer Organisation unserem Support in den Einstellungen unter „Support-Zugriff“ einen zeitlich begrenzten Zugriff auf die Daten der Organisation gewähren. Über diese Funktion ist ein Zugriff nur mit einer solchen Freigabe möglich; die Freigabe kann jederzeit widerrufen werden, und Zugriffe werden protokolliert.